Microsoft Office 2010: 10 consejos y trucos

Microsoft Office 2010 cuenta con varios cambios evidentes que lo hacen la versión definitiva del popular paquete de productividad; pero no deja de ser una cantidad enorme de código cuyo dominio requiere tiempo. Tu eficiencia puede mejorar mucho con unos cuantos trucos. Éstos son 10 de nuestros favoritos, que van de combinaciones de teclas hasta maneras de mantener pestañas en tus redes sociales.

1. Abre archivos recién usados con dos teclazos
En versiones anteriores de Office, el menú Fiel siempre mostraba tus documentos recién usados, los cuales podías abrir al presionar Alt-F1, y luego el número del documento de la lista (1 en el caso del más reciente, 2 para el siguiente más reciente, etc.). Esta característica no está activa de manera predeterminada en Office 2010; pero puedes habilitarla al ingresar a la vista Backstage, seleccionar Recent y agregar un checkbox al lado de Quickly Access this Number of Recent Documents. Cambia el número por el que quieras ver en la lista. En la lista Recent Documents, puedes pegar un documento a la lista de manera que siempre aparezca, aunque no lo hayas abierto recientemente. Otra novedad estupenda te deja pegar carpetas enteras a la lista Recent Palces de la columna a mano derecha del menú.

2. Añade Word 2007 Redaction Tool a Word
A diferencia de Adobe Acrobat y Corel WordPerfect, Word no viene con una herramienta de redacción integrada; esto significa que no puedes ocultar permanentemente un documento en un documento de Word. Sin embargo, puedes añadir esa funcionalidad a la pestaña Review de Word si instalas Word 2007 Redaction Tool. Es el trabajo de un ingeniero de Microsoft pero la empresa no lo soporta oficialmente (o sea que no hay garantía de que funcione). Ten cuidado cuando utilices esta herramienta; cuando el texto se sustituye por una caja negra, no puedes oprimir Ctrl-Z para deshacer la redacción.

3. Haz todo con el teclado
La interfaz de cinta de Office parece diseñada para el ratón; pero puedes luchar contra el síndrome del túnel carpiano y demás problemas de la muñeca usando mejor el teclado. Pulsar la tecla Alt causa que aparezcan letras en caja en todas las pestañas de la cinta, y que aparezcan números en caja en Quick Access. Por ejemplo, teclea H y se abre la pestaña Home, junto con letras en caja (y algunas pocas secuencias de dos letras como FN y PG) que puedes apachurrar para acceder a todas las características de la pestaña. Las galerías –como la galería de estilos de la pestaña Home- tiene letras localizadas en la barra de navegación que está a su derecha. Puedes oprimir L que corresponde a Styles en la pestaña Home, y pulsa la letra apropiada para abrir la galería, para que puedas navegarla con las teclas de las flechas. Vuelve a pulsar Alt para salir de este modo cuando termines.

4. Personaliza la cinta
Office por fin te deja rearreglar la interfaz de cinta como prefieras al darle clic a la pestaña File, ir a Backstage, seleccionar Optiones y luego Customize Ribbon. En la columna a mano derecha, puedes crear una nueva pestaña o un nuevo grupo en una pestaña existente, eliminar o reacomodar los ítems ya presentes en la cinta seleccionándoles en la columna a mano derecha, o seleccionar ítems que quieras añadir a la lista de la izquierda. Quienes han usado Office por mucho tiempo quizá quieran usar la función Commands not on the Ribbon, porque ahora se puede añadir un comando que se usaba en versiones pasadas de Word que se excluyeron de la cinta por falta de uso popular. Nota: un botón de la parte inferior derecha permite exportar tus personalizaciones a otras partes de Office.

5. Abre los documentos que Office quiere bloquear
En Office 2007, si intentabas abrir un documento creado en versiones muy antiguas de Office –por ejemplo, Word 95 o Excel 4.0 o anteriores-, Office 2007 mostraba un mensaje de error y se negaba a abrirlo (Microsoft decidió que los documentos antiguos representaban un riesgo de seguridad). Por suerte Office 2010 facilita la anulación de esos bloqueos. En Word o Excel, ve a File, Options, Trust Center, dale clic a Trust Center Settings, luego escoge File Block Settings, y elimina las palomitas de los archivos antiguos de Office que desees que abra la versión 2010.

6. Imprime únicamente una página de un mensaje de Outlook
Otras aplicaciones de Office permiten imprimir la página actual (o una o más numeradas) directamente del menú Print en la vista Backstage al darle clic a la flecha hacia abajo que está junto al botón Print All Pges para ver las opciones del intervalo de páginas. Outlook no ofrece esas opciones en su menú Print; en cambio debes darle clic al botoncito Print Options del menú Print, y luego elegir una de las opciones de Page Range.

7. Integra las redes sociales en Outlook
La característica Social Connector de Outlook te deja integrar las actualizaciones LinkedIn (se prevé que Facebook y demás redes sociales aparezcan en el futuro); pero el método para configurar esto no es obvio. Debes descargar e instalar LinkedIn for Outlook. Además debes ignorar la advertencia que detalla la necesidad de instalar Outlook Social Connector (ese consejo se aplica sólo al beta público de Outlook 2010). Por último, en Outlook dale un clic a la pestaña View, People Pane, y luego a la flecha hacia abajo para acceder a Account Settings e iniciar la sesión.

8. Da tus propios pasos rápidos en Outlook
La nueva característica Quick Steps de Outlook te deja crear acciones en el correo de un solo clic (o un solo teclazo). Por ejemplo, mover un mensaje a una carpeta que emplees para archivar mensajes. Creas una nueva acción en Quick Step al ir a la pestaña Home de Outlook, luego le das clic a Quick Steps y Create New. Luego asignas un nombre, una tecla correspondiente y un tooltip para tu Quick Step; luego usas los menús desplegables para seleccionar una o más acciones. Cuando concluyas, tu nuevo Quick Step estará disponible desde la galería de Quick Steps en la pestaña Home, o mediante una tecla.

9. Crea Sparkline Microcharts en Excel
La novedad más agradable de Excel son las micrográficas o, como Microsoft las denomina, Sparklines. Estas grafiquitas de barras y líneas ocupan una sola celda, y representan una hlera o columna de datos numéricos. Puedes experimentar con éstos abriendo una hoja de datos que tiene etiquetas en la columna izquierda y datos numéricos en las columnas restantes, insertando una nueva columna entre las etiquetas y los datos, y luego creando una Sparkline (dándole clica a una celda en la nueva columna, y seleccionando Insert, Sparklines, y cualquier cosa en Line, Colunma o Win/Loss). Se abre una caja de diálogo que te deja ingresar el intervalo de celdas a la derecha de la celda elegida ya sea tecleando en la dirección o seleccionando las celdas de la propia hoja de cálculo. Dale clic a OK, y aparece tu micrográfica en la celda donde empezaste. Usa las herramientas en Design de la pestaña Sparkline en la cinta para darle a la gráfica el formato que gustes.

10. Transmite un slideshow desde PowerPoint
La mejor idea reciente en PowerPoint es su característica incorporada para transmitir, que puedes usar al abrir una presentación, darle clic a File, Save & Send, Broadcast Slide Show, darle clic al botón Broadcast Slide Show, y luego Start Broadcast. La primera vez que hagas esto, tendrás que iniciar sesión en el servicio de transmisión sin costo de Microsoft con tu Windows Live ID; pero puede elegir la opción de iniciar la sesión automáticamente en el futuro. Cuando esté lista la transmisión, la caja de diálogo mostrará Send en Email link, que puedes usar para enviar una liga de invitación a tu audiencia (los botones de la cinta te dejan mandar invitaciones adicionales). Para comenzar la transmisión, dale clic al botón Start Slide Show. [ad#468×60][ad#468×60]

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• More Info 4 junio, 2012 a las 2:44

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